Sot është e pamundur të mendohet çfarëdo pune apo angazhim profesional pa komunikimin përmes email-it. Nëse punësoheni në ndonjë institucion apo organizatë publike ose private, caktimi i një email-i është njëri prej hapave të parë që ndërmerret. Megjithatë, gjithnjë e më shumë njerëz përdorin email adresa nga shërbimet tjera private për shkak të cilësisë dhe shërbimeve e lehtësimeve përcjellëse të tyre që shkojnë përtej qasjes në një email adresë. Në vijim janë përmbledhur disa këshilla themelore si të përdoret email-i për komunikim profesional.
Si të krijoni një email adekuat?
Për shkak të përparësive që ofrojnë, Kaptina iu sugjeron të hapni një email në Gmail(shërbimi i Google për email) ose Outlook (shërbimi i Microsoft për email). Sugjerimi më i mirë është të përdorni formatin [email protected] ose [email protected] ose thjeshtë emrimbiemri@… Email adresa si crazy_girl@… ose crazy_boy@… mund të jenë interesante për miqtë tuaj, por janë tmerrësisht joprofesionale! Gjithashtu, keni kujdes kur i përdorni numrat 0 ose 1 në email adresa; mund të jetë e vështirë të dallohen prej shkronjës O të madhe ose shkronjës l të vogël.
Përparësitë kryesore të Gmail dhe Outlook kanë të bëjnë me shërbimet përcjellëse si Google Docs (Gmail) dhe SkyDrive (Outlook) të cilat iu mundësojnë ruajtjen dhe ndarjen e dokumenteve me të tjerë e poashtu mund të punoni me ekipin tuaj në projekte të ndryshme njëkohësisht. Të dyja shërbimet ofrojnë hapësirë falas – Google Drive deri në 15GB ndërsa SkyDrive deri në 7GB. Përmes tyre mund të keni qasje edhe në shërbimin Google Hangout (Gmail) ose Skype (Outlook) që mundësojnë komunikime falas të drejtpërdrejta me anëtarët e ekipit tuaj.
Pse email adekuat?
Kur aplikoni për ndonjë punë, bursë, ose në ndonjë fakultet ose thjeshtë kur dëshironi të kontaktoni ndonjë institucion, është qenësore të prezantoheni në mënyrë profesionale. Përderisa email adresa mund t’ju duket e parëndësishme, në praktikë ajo ka shumë rëndësi sepse është identiteti dhe prezantimi juaj i parë para dikujt që nuk di asgjë për ju. Nëse emaili juaj nuk është adekuat e dinjitoz, institucioni që i drejtoheni mund të krijojë përshtypjen se as ju nuk jeni dinjitoz, dhe kështu iu zvogëlohen shanset që kërkesa juaj të marrë përgjigje pozitive.
Çka të shkruani në përmbajtjen e emailit?
Titulli: Së pari, gjithmonë vendosni një titull në emailin tuaj, varësisht nga përmbajtja që do të ketë. P.sh. nëse jeni duke dërguar një detyrë tek profesoresha/profesori për shkrimin akademik, atëherë titulli i emailit mund të jetë: Detyra për shkrimin akademik. Kjo i tregon pranuesit të emailit tuaj menjëherë se për çka është fjala dhe ai/ajo mund të vendos me lehtë se kur ta lexoj apo çfarë veprimi të ndërmarrë lidhur me emailin tuaj. Me ketë, iu i kurseni kohë pranuesit të emailit tuaj dhe dëshmon se ju keni konsideratë dhe respektoni kohën e pranuesit të emailit – gjë që gjithmonë lë përshtypje pozitive!
Fillimi i emailit: Gjithmonë bëjeni të qartë se kujt i drejtoheni me email, sidomos nëse emailin jeni duke e dërguar tek disa persona. Nëse e dërgoni vetëm tek një personi, atëherë mund të përdorni: Përshëndetje XY ose I Nderuari/E nderuara XY, dhe pastaj vazhdoni me shkrimin e emailit.
Teksti kryesor i emailit: Jeni i/e qartë se për çka bëhet fjalë në emailin tuaj dhe cili është qëllimi kryesor. Njerëzit që punojnë nëpër institucione zakonisht pranojnë shumë emaila brenda ditës kështu që sa më i shkurtë dhe më i qartë që të jetë emaili juaj, aq më mirë do të pranohet nga pala tjetër. Poashtu është mirë që gjithmonë ta leni mundësinë e hapur për komunikim të mëtejmë. P.sh. nëse aplikoni për një vend pune, dhe e dërgoni CV-në tuaj tek një punëdhënës potencial, emaili i juaj duhet të jetë i shkurtë dhe i qartë, por mund ta mbyllni atë duke thënë se mund të përgjigjeni nëse ka ndonjë gjë të paqartë ose nëse kërkohen informata shtesë.
Mbyllja e emailit: Përfundimi i emailit është poaq i rëndësishëm sa fillimi i tij. Nëse dërgoni email profesional, mund ta mbyllni atë si: Sinqerisht, XY / Me respekt, XY, etj. Dhe në secilin rast e mbyllni me emrin tuaj të plotë (emër dhe mbiemër nëse i drejtoheni një institucioni ose organizate, ose vetëm me emër nëse i drejtoheni dikuj me të cilin njiheni për një kohë të gjatë).
Mbani mend: Komunikimi me email nuk është komunikim privat. Çfarëdo emaili, pa marrë parasysh se çfarë shërbimi përdorni, mund të monitorohet, lexohet e përdoret nga institucione tjera. Për këtë arsye, duhet të keni kujdes se çfarë thoni ose çfarë informatash këmbeni në emailin tuaj, pavarësisht se kujt i drejtoheni.
Si të përgjigjeni në email?
Nëse pranoni një email prej dikuj, gjithmonë duhet të përgjigjeni sepse pala që ua ka dërguar atë nuk e di se çfarë do të bëni me përmbajtjen a kërkesën që përfshihet në email (por keni kujdes se cilat emaila i hapni apo iu përgjigjeni sepse sot shpërndahen shumë emaila që përmbajnë virusë të ndryshëm). Për këtë arsye, sigurohuni që adresa prej nga vjen emaili është e besueshme. Nëse në email kërkohet ndonjë veprim, duhet të përgjigjeni dhe të tregoni se e keni pranuar emailin dhe se do të ndërmerrni veprimin e caktuar brenda një kohe të caktuar. Në këtë mënyrë tregoni se keni konsideratë ndaj palës që iu ka kontaktuar dhe ia bëni asaj me dije se çfarë mund të pres prej jush.
Më poshtë, është një shembull i shkurtë se si do të kishit mundur t’i shkruani një email Ekipit të Kaptinës:
Titulli: Pyetje për projektin Kaptina Friends
Përshendetje Ekipi i Kaptinës,
Kam lexuar në faqen tuaj www.kaptina.com për projektin tuaj Kaptina Friends dhe e kam një pyetje lidhur me këtë. Deshta të di se a mund të regjistrohem në projektin Kaptina Friends nëse jam nxënëse në klasën e 13, pasi shoh se klasa e 13 nuk është njëra prej klasëve të përfshira në projektin tuaj tani.
Shpresoj të marrë përgjigje nga ju sa më shpejt!
Me respekt,
Emri Mbiemri